نصائح لمساعدتك في العمل

تأمل أيّ مؤسسة عدم مواجهة حالات تسبّب لها عرقلة في سير عملها أو تسبب لها أزمة، لأن ذلك بالضرورة يؤثر على الشركة أو المؤسسة سلباً سواء على وضعها الماليّ، أو القانوني أوالتعاملات الحكوميّة معها، مما يخشى معه تدمير قيمتها المعنوية وسمعتها المهنية، خصوصا عندما لا تعالج الأزمة جيّدا بإلادراك والاستجابة الصحيحة اللازمة لأبعاد هذه الأزمة ونتائجها. يعتبر المدير هو أول جهة أو شخص مطالب بالإدراك وحل هذه الأزمة ليجنّب المؤسسة ككل نتائجها السلبية مما يساهم في رفع أسهمه كمدير لها ويساهم في تثبيت موقعه وتقويته، وإثبات أن لديه القدرة على إدارة الأزمات وغالبا ما تكون يوميّة وتختبر مهاراته حقّا عندما تصبح لديه أدارة أزمات هامّة.


تجاوز الأزمة
إذا كنت أحد هولاء الأشخاص «أصحاب القرار» في المؤسسة، وصدف أن واجهت أزمة مهما كان نوعها أو حجمها، فلدينا مجموعة من النصائح نأمل أن تساعدك في مهمتك، ويمكن اتباعها عند حدوث الأزمة, وهي:
1 تكوين فريق عمل لوقت الأزمات وإمداده بأفضل الكوادر والتجهيزات والأدوات.
2 تخطيط الوقت أثناء الأزمات والاستفادة من كل دقيقة في تخفيف أثر الأزمات.
3 الرفع من معنويات العاملين وقت الأزمات مما يشعرهم بالحماس والحيوية والالتزام بالعمل.
4 الإبداع والتجديد في المواقف العصيبة وإشعال روح الإبداع لدى العاملين لتقديم حلول وآراء غير مسبوقة.
5 حل المشكلات وقت الأزمات بتحديد المشكلة وإجراء المشورة ومن ثم اختيار الحل الأنسب من الحلول المتاحة.
6 تقبّل التغيير وقت الأزمات.
7 العمل على حصر الأزمات التي من المتوقع أن تحدث في الحاضر والمستقبل والعمل على دراستها ووضع بدائل للحلول المناسبة لها.


الأزمات التي تثير
جهات متعددة
والأزمات كما هو معروف من الممكن أن تثير جهات أخرى غير فريق المؤسسة كوسائل الإعلام وأصحاب المصالح كالعملاء والمساهمين مع الشركة، لذا ينصح التعامل مع الأزمة في هذا الجانب كما يلي:
قومي بالإعداد ومقدّما بخطط بديلة من خلال فريق إدارة الأزمة وأعضاء يمكنها تشكّيل ملاحظات صغيرة، حول بدائل متنوعة من الأزمات.
قومي بالإعلان وفورا بوضوح داخليّا أنّ الأشخاص المخولين بالحديث حول الأزمة إلى وسائل الإعلام أو أي جهة خارج المؤسسة هم أعضاء فريق الأزمة.
تحرّكي سريعا فالساعات الأولى بعد أول استراحة من الأزمة مهمّة جدّا، لأنّ الإعلام غالبا سيبني على معلومة الساعات الأولى.
استعيني بمستشاري الأزمة الإدارين لأن نصيحة مستشارى العلاقات العامة مهمّة، واستخدمي مختصين خبراء بمظهر الشركة.
أعطِ معلومة دقيقة وصحيحة مذكرة باستمرار أنّ محاولة استغلال المعلومة قد يعطى نتائج عكسيّة بجدّيّة على مظهر الشركة خارجياً وداخلياً.
عند تنفيذ الأفعال، لا تحسبي الخسائر قصيرة المدى فحسب، بلّ ركّزي أيضا على التأثيرات طويلة الأجل.
والأصل أن لا يتم جذب انتباه الإعلام أو أصحاب المصالح الأساسيّة أو غيرهم.


خطة حب العمل باستمرار
ولكن عندما تصل المعلومة إليهم بأي طريقة كانت فإليك الخطة البديلة وهي:
وفي هذه الحالة تكون الأزمة أثيرت، وسيتحتّم الاصطدام بأصحاب المصالح الأساسيّة، لذا فخطة العمل المستمر بحبّ مفيدة كي تقلّلي الخسائر.
وتطوّير هذه الخطة بعرضها كمهمة من خلال حس عام وثيق، لجميع أفراد المؤسسة، متضمنة:
تحديد الأعمال والعمليات الحرجة لكل منهم.
تصميم العمليّات والاتصالات لمعالجة الممكن من الإخفاقات، وكيف سيتجاوب أصحاب المصالح الأساسيّة مع ذلك عند الحديث معهم؟
فالعنصر الهامّ والذي يظهر أحيانا هو اختبار خطة استمرار العمل، وهل هي ممكنة التطبيق ومؤثرة؟


والاقتراح:
أن يتم تطبيقها في أفضل موقع ليقلّل تأثير النتائج السلبية للأزمة. وقد تجدي كمديرة أن جدوى تطوير هذه العملية لها فائدة غير مباشرة إذا كانت استجابتك سريعة وفعالة لتوجيه أصحاب المصالح باتّجاه آخر غير الأزمة التي تعاني منها المؤسسة